外貿郵件注意事項17條

  

作為公司的采購商，每天有成百上千封郵件從全球飛過來。為什么有些郵件就是石沉大海?下面就讓一米軟件來告訴你外貿郵件注意事項17條。


外貿郵件注意事項17條


1. 發送并不緊急的“緊急”郵件

Sending ‘urgent’ emails that aren’t urgent

發“緊急”郵件時，建議別做“狼來了小孩”，否則當你真的有緊急郵件的時候，就沒人關注了。

——Rosemary Haefner


2. 滿屏大寫字母

Putting words in ALL CAPS

ARE YOU YELLING??—這是大寫給人的視覺效果。除非你想給客戶一劑“強心針”，否則就把CAPS LOCK關掉吧。

——Rosemary Haefner


3. 太不拘小節

Being too casual

郵件能側面反映你跟客戶的關系，表達太隨意只會顯得專業素養不高。一米軟件建議在使用感嘆號、表情、字號字體和短語時多加斟酌。

——Haefner

此外，并非每個人都能讀懂縮寫。如果客戶和你是不同年齡層，或者有語言障礙，那么請寫出全稱。

——Randal


4. 表達太生硬

Being too stiff

我經常收到一些“一行式郵件”，這看起來好像是系統自動回復。有時候適當表達自己的個人特色和情感會對談判比較有利，否則表現的太像機器人了。

——Oliver


5. 在凌晨三點發送郵件

Sending emails at 3 a.m

我只有偶爾醒的特別早，感覺自己很有干勁的時候這么做過。但是據我調查，即使是在“7天24小時”工作狂的世界里，這也不會被大多數人接受。當然，如果夜里突然有了靈感，建議你寫郵件存到草稿箱，然后在工作時間發出去。

——Oliver

(特別提醒：我們很多國外客戶與中國存在時差，此時發郵件就要特別注意，你的上午9點，也許是TA的午夜。)


6. 使用模糊主題行

Using a vague subject line

“It’s me””Hey” or “FYI”開頭會讓你的客戶感覺很困惑，他不知道你這封郵件想說明什么，自然不會愿意花寶貴的時間去打開它。在商務往來中，郵件最好簡明扼要，這樣才能促使客戶看到后更快地給出反饋。

——Oliver


7. 沒有主題行

Not including a subject line at all

沒有主題的郵件會讓人很火大，客戶只會當成垃圾郵件處理。

——Augustine


8. 未開門見山

Starting a sentence in the subject line that you finish in the email’s body

如果你在郵件結束時才拋出你的觀點或者疑問也很令人討厭，因為客戶還得重頭再看。郵件的目標是簡潔并且尊重客戶的時間。

——Augustine


9. 不知所謂的郵件地址

A ridiculous email address

不論是給客戶，同事還是任何人發郵件，如果要體現專業度，就得棄用非正式的電子郵件賬戶。畢竟含有敏感詞匯的賬戶一開始就會給人不好的印象。

但如果你堅持使用，為了專業素養，至少應該獨立創建一個單獨的電子郵件賬戶。

——Randall


10. 太長的述語

Including cutesy or interminable quotes

署名下方帶有簽名檔是可以的，但信息太冗長沒人會閱讀。你的信息需要契合商業產品形象。

——Randall


11. 每封郵件結尾都有保密通知

Including a confidentiality notice at the end of every email

當你通過電子郵件發送文件或者圖片時，內容是否保密取決于客戶。建議在發送敏感文件之前，和客戶達成保密約定，這樣即使有信息泄漏的情況出現，你也持有證據。

——Randall


12. 帶有情緒的語氣

Being snippy

當客戶三周之后才回復你郵件時，你的下一封郵件中往往會帶有一點憤怒的情緒。但是這對于談判有害無利，所以永遠不要發語氣刻薄的郵件給你的客戶。

一米軟件建議將回復郵件存在草稿箱中2天，然后拿出來修改，去掉主觀情緒，這會幫助你更快的完成自己的目標，因為你表現出的是你的耐心和專業度而非情緒化。

——Oliver


13. 太敷衍

Being curt

如果你跟客戶很熟，那么有時可以省掉一些細節。但如果這個客戶跟你不熟或者訂單量很大，那么禮貌和專業一定要。”Please””Thank you”以及結尾處像是”Best”這些詞不可少。

——Oliver


14. 數不盡的錯別字

Numerous typos

“錯別字多是因為這是我用iPhone發的。”拜托，這已經不再是錯別字多的借口!現在每個人都會從手機端收發郵件，如果是非常重要的客戶，那么在發出之前必須檢查是否有錯別字。

——Oliver


15. 討厭的標點

Annoying punctuation

如果你想用感嘆號來表示你的開心，用一個就可以了。人們有時候忘乎所以的在句子結尾加上很多感嘆號，這會讓客戶感到你很情緒化，并不利于訂單的完成。

——Barbara Pachter


16. 非專業字體

Unprofessional fonts

手寫體要分場合，對于商務往來郵件，你得保證你的字體顏色大小規范。最重要的原則是：讓客戶便于閱讀。

通常，最好選擇10-12號字號，易讀的字體，像是Arial,Calibri或者Times New Roman。顏色當然是黑色最為保險。

——Pachter


17. 太冗長

Going too long

大多數人花幾秒鐘(不是分鐘也不是小時)來閱讀一封電子郵件，很多人甚至只是大致瀏覽，因此寫郵件時最好將郵件分成短小段落，列出條理就更好了。對于重要信息可以用粗體或者斜體標注，但是要適量使用。

——Pachter


數數看，以上外貿郵件注意事項17條，你平時都注意到了嗎？

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