英文電子郵件群發(fā)

  

在國外電子郵件的使用頻率非常的高，因此英文電子郵件群發(fā)的效果常常也是非常的好，今天一米軟件來給大家分享一下我們在做英文電子郵件的主要事項。


英文電子郵件群發(fā)


一、商務英語電子郵件常用語之“稱謂篇”


一封英文電子郵件就如同中文的信件一樣，起始需要寫明相關的稱謂，即你對于將要閱讀這封郵件人的稱呼。


如果你是第一次發(fā)郵件聯(lián)系對方，不管如何，最為妥當?shù)姆绞绞褂谩癉ear Mr. / Ms.”加對方的姓氏為開頭，雖然略顯得傳統(tǒng)，但絕對不會出錯。收信人是男士的話用Mr.，如果是女士，在你不知道她已婚或者未婚的情況下， 一律用Ms.更為穩(wěn)妥。


倘若你實在不知道對方的姓名，那么至少打聽一下對方的Title(頭銜)，使用“Dear ”+ Title來稱呼對方，這樣也顯得非常禮貌。


如果你對于收信人實在一無所知，那么“Dear Sir / Madam”就是你的最佳選擇，當然，在公司內(nèi)部或者同比較熟悉的客戶，再用Dear開頭的句式就會讓人覺得有些別扭。因此，就可以簡單地用“Hello”，“Hi”，“Hey”或者直接稱呼對方的名字都可以。有些公司內(nèi)部也有要求商務郵件一律用“Mr.”或“Ms.”作為開頭的稱謂。


大家需注意的是，有兩種說法一定要慎用。第一是“Dear All”，除非是給全體的公司員工群發(fā)郵件，不然盡量少用;第二是“To whom it may concern”(至相關人員)，多在你無法確定對方的身份和具體稱呼時才使用。一般而言，以上兩種說法開頭的郵件，在公司內(nèi)部十有八九都會被忽視，畢竟大家都會覺得這不關我的事，我不concern，然后這封郵件就直接進了回收站。


二、商務英語郵件常用語之“開頭結尾”


一米軟件提醒大家：英文電子郵件的開頭一定要簡明扼要，在禮貌地稱呼對方后，直接單刀直入，在對方還未決定是否要將你的郵件關閉之前，將自己的內(nèi)容簡明扼要地表達出來。一般常用的開頭有幾類，適用于不同的情況：


求職、詢價、確認或者通知時，可以直接用“I am writing to confirm/ enquire / inform…”(我想要確認/咨詢/通知…)加上你的目的。


I am writing to apply for …我想要申請…


I am writing to enquire about your prices…我想要詢問貴方的報價…


想要對方看你的附件，常用語I enclose … for your reference.或者Please check the attachment.請查收附件。


想要咨詢一些問題，就直接把你的問題列出來：I have some questions about…或者For …, I have the following questions: …我有以下幾個問題。


如果是對之前的郵件、電話等往來事宜的后續(xù)討論和補充，就可以記住以下幾個常用語：


With reference to our telephone conversation 關于我們在電話中談的


As you requested… 根據(jù)您的要求…


As mentioned before…如之前所述…


如果是正式通告某人事情，可用的常用語有：


Please be advised/ be informed / Be noted that…請知悉…


如果你只是想要表示感謝，就可以用Thank you for…感謝你…的常用句式。


郵件的結尾常用語則相對簡單些，可以再次表示感謝Thank you for your kind cooperation/ understanding/ consideration.感謝您的合作/理解/關照，等等。


英文電子郵件最后千萬別忘了結尾詞和你的名字信息，常用的結尾詞有Yours sincerely/ cordially/ faithfully(你真誠的/熱忱的/忠誠的)或者Respectfully(此致敬禮)，另外，Regards也是極其常見通用的結尾詞。

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